一、交流访问工作流程

（一）入境访问

1、配合国际交流合作处做好访问团体（或个人）的迎接以及会见的准备工作。

2、配合国际交流合作处做好参与会见人员的选定及通知等工作。

3、会见过程中做好会谈记录、照相和礼品准备。

4、会谈结束前，根据需要配合国际交流合作处做好宴会或参观的安排。

5、访问结束时，配合国际交流合作处做好送客等善后工作安排。

（二）出境访问

1、配合国际交流合作处办理拟出访人员的相关手续。

2、为拟出访人员做好行前的必要准备工作（如文件资料、礼品等）

3、出访人员在境外期间，要注意及时跟踪访问进程，及时做好新闻报道、文案整理等辅助工作。

4、访问结束后，要做好访问成果的转化工作。

二、交流项目

（一）项目引入

1、根据学校的规划和提供的交流线索，积极主动与境外姊妹学校取得联系，策划交流方案，制定交流协议并促成协议的签署。

2、充分利用各种有利资源，积极拓展国际交流渠道，制定项目可行性报告，报有关领导评估批准。

（二）项目实施

1、交流协议签订后，必须密切跟踪。通过各种通讯方式与对方指定联系人保持联络，共商项目实施细则。

2、项目实施细则确定后，形成书面报告，报有关领导批准实施。

3、根据项目实施方案，组织项目小组做好交流对象的选拔工作，并函告对方予以确认。

4、配合国际交流合作处办理交流对象派出前的相关手续。

（三）项目过程管理

1、派出项目。

（1）在交流对象抵达目的学校后，与其建立联系，并将有关联系方式以通信录形式记录在案。

（2）项目实施过程中，与派出交流人员保持联络，阶段性地了解其驻外学习、工作和生活情况，收集相关资料（如心得体会、日记、照片等实物）并分类存档。

（3）遇重大节日时，以学院名义向派出人员寄送节日贺卡或慰问信，保持良好的感情联络和沟通。

（4）必要时，致函派出目标学校，询问派出交流人员在驻地的表现情况。若有异常情况，还需与相关派出交流人员进行及时沟通协调，维护我校的良好声誉。

2、引入项目。

（1）在交流对象抵达我校后，做好接应和生活安排。并将有关联系方式以通信录形式记录在案。

（2）协调有关学院做好交流对象的学习或工作安排。

（3）交流对象在我校学习或工作期间，要做好跟踪工作，阶段性地做好调研，发现问题及时与相关部门协调解决，以确保交流对象愉快、顺利地完成既定的学习或工作任务。

（4）每逢重要节假日，可根据需要举办茶话会、晚会等形式的活动。平时也可以适时召开座谈会，及时关心和了解交换生的学习和生活情况。

（四）项目评估与总结

1、派出项目

（1）派出交流项目结束后，通过组织报告会、座谈会等形式对项目进行总结，以扩大国际交流的后续效应，营造国际交流氛围，扩大影响。

（2）通过问卷调查等形式，开展对派出交流项目的评估，形成书面评估结论并报相关领导备考。此举旨在总结国际交流工作的经验与教训，以利于今后进一步改进工作。

（3）通过公函渠道，与派出交流目的学校取得联系，对交流项目进行评估。评估以填写《评估表》形式进行。所有评估材料均需分类建档保存。

2、引入项目

（1）引入交流项目结束后，通过组织座谈会等形式，对项目进行总结，并形成书面报告备案，同时呈有关领导备考。

（2）通过问卷调查等形式，开展对引入交流项目的评估，形成书面评估结论并报相关领导备考。必要时，可以书面形式向引入交流对象源学校进行反馈。

三、宣传工作

凡是与国际交流相关的主题活动，都要及时做好新闻报道。重大活动要联系学校新闻媒体做好报道工作。

四、资料建设

在国际交流合作进程中，要及时做好会谈记录（纪要），收集各种新闻报道（平面媒体或视频）资料，建立数据库。

五、国际交流关系的维护

（一）合作交流姊妹学校或机构的感情维护。每当重大节日来临之前，通过电子贺卡、电子信函等方式向境外合作交流单位发送节日问候，保持感情联络。

（二）领导出访结束后的答谢函。每次领导出访后，根据领导意愿，代领导拟写礼节性回函，以致谢意。

每批派出或引入交流项目结束后，以书面形式向相关姊妹学校校方反馈项目实施结果或表达谢意。

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                                                                          二〇一二年八月十七日